Kapitel 5

Kapitel 5 - Videotermin halten

1. Das richtige Programm:

Für eine Onlineberatung als Versicherungsmakler ist es wichtig, ein zuverlässiges und benutzerfreundliches Videotelefonat-Programm zu wählen. Hier sind einige der besten Programme, die sich durch hohe Qualität, Sicherheit und zusätzliche Funktionen auszeichnen:

1. 1. Zoom

   • Vorteile:

     • Hohe Video- und Audioqualität.

     • Einfache Bedienung und intuitive Benutzeroberfläche.

     • Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, virtuelle Hintergründe und Breakout-Räume.

     • Integrationen mit Kalendern und anderen Tools.

   • Nachteile:

     • Bei kostenlosem Plan gibt es eine Zeitbegrenzung von 40 Minuten für Gruppensitzungen.
       
       

   2. Microsoft Teams

   • Vorteile:

     • Nahtlose Integration mit Microsoft 365 (Office) Anwendungen.

     • Funktionen wie Chat, Dateifreigabe, Kalenderintegration und Bildschirmfreigabe.

     • Hohe Sicherheit und Datenschutz.

     • Keine Zeitbegrenzung für Meetings im kostenlosen Plan.

   • Nachteile:

     • Kann für neue Benutzer komplex sein.
       
       

   3. Google Meet

   • Vorteile:

     • Einfache Integration mit Google Workspace (Gmail, Google Calendar, etc.).

     • Keine Softwareinstallation erforderlich, funktioniert direkt im Browser.

     • Hohe Video- und Audioqualität.

     • Gute Sicherheitsfunktionen.

   • Nachteile:

     • Einige erweiterte Funktionen erfordern ein Google Workspace-Abonnement.
       
       

   4. Cisco Webex

   • Vorteile:

     • Sehr hohe Sicherheitsstandards.

     • Umfangreiche Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und virtuelle Hintergründe.

     • Unterstützt große Meetings und Webinare.

     • Zuverlässige und stabile Verbindung.

   • Nachteile:

     • Kann für neue Benutzer etwas kompliziert sein.
       
       

   5. GoToMeeting

   • Vorteile:

     • Hohe Video- und Audioqualität.

     • Einfache Einrichtung und Bedienung.

     • Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Transkription.

   • Nachteile:

     • Kostenpflichtige Pläne sind relativ teuer im Vergleich zu anderen Lösungen.
       
       

   6. Jitsi Meet

   • Vorteile:

     • Kostenlos und Open Source.

     • Keine Registrierung oder Installation erforderlich, funktioniert direkt im Browser.

     • Hohe Sicherheit und Datenschutz, unterstützt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

   • Nachteile:

     • Weniger erweiterte Funktionen im Vergleich zu anderen professionellen Lösungen.
       
       

   Wichtige Kriterien bei der Auswahl:

   • Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach zu bedienen sein, sowohl für dich als auch für deine Kunden.

   • Sicherheit: Wähle eine Plattform, die hohe Sicherheitsstandards und Datenschutzrichtlinien bietet.

   • Funktionsumfang: Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Integration mit anderen Tools sind nützlich für eine effiziente Beratung.

   • Kosten: Überlege, welches Preismodell am besten zu deinem Budget passt.
     
     

   Empfehlung

   Zoom und Microsoft Teams sind in der Regel die besten Allrounder für professionelle Onlineberatungen. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, sind benutzerfreundlich und bieten hohe Sicherheitsstandards. Für eine unkomplizierte und schnelle Einrichtung könnte Google Meet eine gute Wahl sein, besonders wenn du und deine Kunden bereits Google-Dienste nutzen.

2. Der richtige Ablauf

Ein professionell geführtes Online-Beratungsgespräch ist entscheidend, um das Vertrauen und die Zufriedenheit deiner Kunden zu gewinnen. Hier sind einige Schritte, um sicherzustellen, dass dein Videotelefonat reibungslos und professionell verläuft:

2. Vorbereitung

   1. Terminvereinbarung

      • Erinnerung senden: Sende eine Bestätigungs-E-Mail und füge den Termin zu einem Online-Kalender hinzu (z.B. Google Calendar, Outlook). Diese Einladungen enthalten oft automatisch den Link zum Meeting und Erinnerungen.

      • Doppelte Erinnerung: Sende einen Tag vor dem Termin eine Erinnerung und eine weitere Stunde vor dem Meeting.
        
        

   2. Einladungs-E-Mail

      • Klar und prägnant: Erkläre kurz den Zweck des Meetings und füge den Meeting-Link prominent ein.

      • Kalendereinladung: Füge den Link zur Kalendereinladung hinzu, die der Kunde einfach akzeptieren kann.
        
        

   Beispiel-Einladungs-E-Mail

   Betreff: Ihre Online-Beratung am [Datum] um [Uhrzeit]

   Hallo [Name des Kunden],

   wir freuen uns auf unser Online-Beratungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit].

   Hier sind die Details:

   • Link zum Meeting: [Meeting-Link]

   • Meeting-ID: [ID]

   • Passwort: [Passwort]

   Bitte klicken Sie auf den obigen Link, um dem Meeting beizutreten. Sie können den Termin auch Ihrem Kalender hinzufügen, um eine automatische Erinnerung zu erhalten.

   Falls Sie Hilfe beim Beitreten benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

   Beste Grüße,
   [Dein Name]
   [Dein Unternehmen]
   [Deine Kontaktdaten]

   Durchführung des Meetings

   1. Technische Vorbereitung

      • Technik-Check: Stelle sicher, dass deine Kamera, Mikrofon und Internetverbindung einwandfrei funktionieren.

      • Software-Vertrautheit: Sei vertraut mit den Funktionen der verwendeten Plattform, z.B. Bildschirmfreigabe, Chat, Aufzeichnung.
        
        

   2. Professionelle Umgebung

      • Hintergrund: Verwende einen sauberen und professionellen Hintergrund. Virtuelle Hintergründe können hilfreich sein.

      • Beleuchtung und Kamera: Achte auf gute Beleuchtung und positioniere die Kamera auf Augenhöhe.
        
        

   Gestaltung des Warteraums

   • Begrüßungsnachricht: Verwende eine Begrüßungsnachricht oder ein Willkommensbild, das den Kunden im Warteraum begrüßt und informiert, dass das Meeting bald beginnt.

   • Informationen bereitstellen: Gib Informationen zur voraussichtlichen Wartezeit und ggf. erste Hinweise oder Unterlagen zum Meeting.
     
     

   Durchführung des Gesprächs

   1. Begrüßung

      • Begrüße den Kunden freundlich und bedanke dich für seine Zeit.

      • Bestätige die Dauer des Gesprächs und den Ablauf.
        
        

   2. Bedarfsanalyse und Beratung

      • Führe eine gründliche Bedarfsanalyse durch.

      • Stelle sicher, dass der Kunde Fragen stellen kann und verstehe seine Bedürfnisse vollständig.
        
        

   3. Abschluss und Nachbereitung

      • Fasse die besprochenen Punkte zusammen.

      • Vereinbare die nächsten Schritte und sende nach dem Gespräch eine Zusammenfassung per E-Mail.
        
        

   Nachbereitung

   1. Dankes-E-Mail

      • Sende eine Dankes-E-Mail, in der du dich für die Zeit des Kunden bedankst und die wichtigsten besprochenen Punkte zusammenfasst.
        
        

   Beispiel-Dankes-E-Mail

   Betreff: Vielen Dank für Ihre Zeit – Zusammenfassung unseres Gesprächs

   Hallo [Name des Kunden],

   vielen Dank, dass Sie sich heute Zeit für unser Beratungsgespräch genommen haben. Hier sind die wichtigsten Punkte, die wir besprochen haben:

   • [Zusammenfassung der besprochenen Punkte]

   • [Nächste Schritte]

   Falls Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

   Ich freue mich darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.

   Beste Grüße,
   [Dein Name]
   [Dein Unternehmen]
   [Deine Kontaktdaten]

   Durch die Umsetzung dieser Schritte kannst du sicherstellen, dass dein Online-Beratungsgespräch professionell und effektiv abläuft, und dass deine Kunden sich gut betreut und informiert fühlen.
   
   

3. Die Kleidung

Zieh das an womit du dich am wohlsten fühlst und am besten performen kannst. Gleichzeitig sollte dies kein Jogginganzug sein. Dazu ist auch das Thema Kleidung immer ein Punkt der von vielen Faktoren wie - Der Altersgruppe deiner Leads, Dem Anliegen und dem Verhalten des jeden einzelnen Leads abhängig ist.

Als Extrembeispiel wirst du Leads haben welche sich eine Professionelle Beratung im Anzug von dir wünschen und Gleichzeit Leads welchen es persönlicher im Hoodie und einem Feierabendbier gemeinsam besser passt.

Richte dich dementsprechend nach den Leads mit einer guten Mischung Kompromiss mit dir selbst.

Hier bekommst du dennoch eine "No Brainer" vorgegeben:

1. Business Casual

   • Für Männer:

     • Hemd: Ein ordentliches, gut gebügeltes Hemd. Vermeide grelle Farben oder auffällige Muster. Ein einfarbiges Hemd in Weiß, Blau oder Pastelltönen ist ideal.

     • Blazer oder Sakko: Optional, aber es kann das professionelle Erscheinungsbild verstärken.

     • Keine Krawatte erforderlich: Wenn du einen eher entspannten, aber dennoch professionellen Look bevorzugst.

     • Hosen: Auch wenn sie während des Videoanrufs nicht sichtbar sind, trage saubere und ordentliche Hosen, um dich vollständig professionell zu fühlen.
       
       

   • Für Frauen:

     • Bluse oder Hemd: Ein schickes, gut gebügeltes Oberteil. Bevorzuge einfarbige oder dezent gemusterte Blusen.

     • Blazer oder Strickjacke: Optional, aber es kann das Erscheinungsbild aufwerten.

     • Keine übermäßig auffälligen Accessoires: Halte den Schmuck und andere Accessoires dezent.

     • Hosen oder Rock: Auch wenn sie nicht sichtbar sind, sollten sie gepflegt und passend sein.
       
       

Beispiel für Männer:

• Oberteil: Ein hellblaues, gebügeltes Hemd.

• Blazer: Ein dunkler Blazer (optional, je nach Situation).

• Accessoires: Keine Krawatte, dezente Uhr.
  
  

Beispiel für Frauen:

• Oberteil: Eine weiße, gut sitzende Bluse.

• Blazer: Ein grauer oder dunkler Blazer (optional, je nach Situation).

• Accessoires: Dezenter Schmuck, keine übermäßig auffälligen Accessoires.